בניית תוכניות עבודה

 כתב: ד"ר אלי טייכר

ניסיון רב שנים בהדרכת מנהלים בהטמעת עבודה על פי תכנון מראש, הראה בצורה ברורה כי תכנון וביצוע תוכניות עבודה

הוא כלי ניהולי רב עוצמה שמנהלים אינם מרבים להשתמש בו מחוסר ידע. בניית התוכנית בצורה נכונה מאפשרת לגייס את

כל שותפי העניין בארגון לריכוז מאמץ במסלול ברור המאפשר ניצול נכון של כל המשאבים העומדים לרשותו. תוכנית העבודה מאפשרת שיח ברור בדרך להשגת יעדי הארגון, מאפשרת בקרה יעילה, ובזמן אמת, על הביצוע והפקת לקחים איכותית עם

השלמת המשימה והשגתה (או לא). אלה מרכיבים חשובים כדי להשיג איכויות משופרות של פעולת הארגון במהלך פעילות

שוטף וגם בעת ביצוע משימות מיוחדות.

רוב המנהלים מכירים בחשיבותה של בניית תוכנית עבודה, אך גילינו כי לחלק לא מבוטל מהם, חסרים המיומנויות וכלים

לבניית תוכנית כזו. בניית תוכנית המלאה כרצף של פעולות מובנות, מאפשר למנהלים לאמץ נכונה את הכלים, לבנות

תוכנית ריאלית  המאפשרת ביצוע ובקרה. ראינו כי רכישת הכלים מאפשרת למנהלים להדריך את הכפים שלהם לאמץ

אף הם את היכולת לבניית תוכנית העבודה והפיכתה לנורמה ניהולית בכל רמות הארגון.

בניית חזון

החזון משמש ככלי ניהולי הרותם את כל הארגון לכיוון ברור, שאפתני ומאתגר.  ההנחה בייסוד בניית החזון היא שכיוון

ברור ומשותף לכלל השותפים בארגון, מגבש את סך כל כוחות הארגון לתוצאה הגדולה מסך חיבור פשוט של כל

המרכיבים. בניית החזון נתפסת לעיתים, שלא בצדק, כעול וכמעשה הצהרתי חסר חשיבות ממשית. תפיסה זו מתעלמת

מהפוטנציאל הגלום בתהליך משתף של שותפי העניין בארגון לבניית חזון משותף תוך ברור עמדות והנחות ייסוד,

אשר ינחו אותם בעתיד. ארגונים שעברו בניית חזון כהלכה, זוכים לנווט איכותי של התהליכים הארגונים ולמציין דרך

שילווה את הארגון מספר שנים. מחד, חזון מעצם מהותו, איננו בר החלפה כל תקופה קצרה, בכך יחמיץ ייעודו להיות

מכוון דרך ארוך טווח. מאידך בתקופה בה השינויים בסביבת הארגון הם מהירים ותכופים, נדרש חזון להתאמה ובדיקה

כל מספר שנים.

בניית החזון תעשה בכמה שלבים ורצוי שמספר רב ככל האפשר של שותפי העניין בארגון יהיו שותפים לקביעתו.

קביעת יעדים לשנה השוטפת

החזון כפי שצוין בסעיף 1, משמש כמעין כוכב צפון המאפשר לנווט את הארגון תוך מתן מענה למצבים משתנים.

כדי לממש את החזון יש לבנות מדי שנה את יעדי הארגון לאותה שנה המבוססים על מאמץ לצמצום פערים שבין

החזון לבין המציאות בנקודת הזמן של גיבוש היעדים. לצורך כך יש לפעול על פי השלבים הבאים:

שלב א' – איסוף מידע

בשלב זה נעשה מיפוי מצב הארגון כדי לזהות מהן נקודות העוצמה והחולשה של הארגון בדרך למימוש החזון.

במקביל יערך מיפוי של סביבת הארגון כדי לזהות הזדמנויות וכן סיכונים לארגון בטווח הנראה לעין כדי להיערך

לקראת מבעוד מועד.

שלב ב' – קביעת התחומים בהם יתמקד הארגון בשנה הקרובה

תחומי העיסוק שעל הארגון לעסוק בהם הם רבים ומגוונים. חלק מתחומים אלה הם בליבת העשייה של כל הארגון

(ייצור, שיווק, מכירה, שירות וכו') ואילו אחרים מוטלים על הארגון ע"י הבעלות ונגזרים מהראייה ארוכת הטווח של

יעדי הארגון. מעצם טבעם של דברים, מרחב התמרון של הארגון בקביעת התחומים בהם יעסוק, הוא קטן למדי.

חופש רב יותר ניתן לארגון בדרכים שיפעל בתוך אותם תחומים מוגדרים.

מתוך המיפוי שבוצע ניתן לבחור תחומי עשייה לשנה הקרובה, שאינם מוכתבים על ידי גורמים אחרים, בעלי אחד

מהמאפיינים הבאים: 1. חובת טיפול בתחום, שאם לא כן, תחול בתחום זה הידרדרות שעלולה לגרום נזק לבאי

הארגון או לייעודו. 2. תחום בו יש פער משמעותי בין חזון הארגון לנעשה בתחום זה בפועל. בחירת תחומי הטיפול

צריכה להביא בחשבון את משאבי הארגון ובעיקר את משאב זמן המנהל והעובד, שלעיתים רבות נלקח כאילו הוא

בלתי מוגבל.

שלב ג' – קביעת היעדים המרכזיים של הארגון

קביעת יעדים הוא השלב החשוב ביותר בבניית התשתית לתוכנית עבודה. קביעת מדדים המייצגים צורך בהשקעת

מאמץ להשיגם והראויים למאמץ זה אך בראיה מפוקחת, גם ניתנים להשגה. מדדים נרפים מדי או שאפתנים מדי עלולים

לגרור ציניות כלפיהם ולחבל ביכולת להשיגם. קביעת יעדים מתבצעת כפעולת מניפה המתחילה ביעדי הנהלת הארגון

או יעדי העל ומתוכם יגזרו יעדי התחומים השונים בארגון. קביעת היעדים המרכזית ראוי שתכסה את כל התחומים שהארגון

החליט שאלה התחומים בהם תתמקד עשייתו. קביעת 2 - 3 יעדים לכל תחום הוא מספר ראוי ביותר ורצוי להימנע

מקביעת מספר גדול יותר שקטן הסיכוי לממשם כהלכה.

הגדרת מדדי ביצוע,  מדדי הצלחה, אחראים לביצוע

קביעה מדויקת של היעדים מאפשרת לקבוע בצורה קלה יחסית את המדדים שבעזרתם תבחן מידת השגת היעדים

שנקבעו. המדדים הם הכלי המדויק בעזרתו כאמור נבחנת מידת השגת היעד כולל עמידה ברף שמגדיר "מדד להצלחה".

זהו הרף שחצייתו מצביע על הצלחה בהשגת היעד ולחילופין אי השגתו מצביע על כישלון בהשגתו.

קביעת אחראי להשגת היעד, ואחראי אחד בלבד, חשובה ביותר. חלק מאי היכולת לעמוד ביעדים שנקבעו נובעת כי לא

היה מוביל ומנהיג ליעד זה אשר חש אחריות אישית להשגתו. לכן לא מומלץ לקבוע יותר מאחראי יחיד שכן ריבוי אחריות

מוליך במקרים רבים לנפילה בין הכיסאות.

"עץ פעילות" לכל יעד (תסריט פעילות)

לעיתים רבות מתברר כי בעת ביצוע המטלות צפות ועולות מטלות נוספות שנשכחו אך ניתן היה לחזותם מראש.

המפגש עם מטלות אלה לראשונה בשלב הביצוע, עלול לפגוע באיכות הביצוע ועיתים אף להתקשות על ביצוען

בשלב זה. כדי להימנע מכך וכדי לתכנן כהלכה את כל הפעילויות הנדרשות להשגת היעדים נבנה "עץ פעילות".

"עץ פעילות" הוא למעשה, פרוט כל הפעילויות הקשורות לביצוע יעד מסוים ע"י חלקתם לפעילויות מרכזיות ופרוט

מרכיבי פעילויות הבונים את הפעילויות המרכזיות.

אבני דרך, ניהול סיכונים, תרשים גאנט

קביעת אבני דרך בכל יעד

אבני דרך הן פעולות הנעשות בצמתי זמן מתוכננים מראש והנועדות לשתי מטרות עיקריות:

ריכוז פעולות המתבצעות בכמה מסלולים נפרדים, והשיכים לאותו יעד, ואיחודם למסלול אחד. למשל אבן דרך בהכנות

לביצוע טכס יום זיכרון הוא מפגש ראשוני של  כותבי הטקסט, מחברי המוסיקה והבמאי לגיבוש אופיו הכולל של הטקס.

מפגש לבחינת סטטוס  היעד לשם בקרת ביצוע. למשל, בהתייחס לדוגמא של הכנת הטקס, מפגש מספר ימים לפני

הטקס כדי לבצע אינטגרציה של ההכנות לטקס ולבחון אם כל ההכנות בשלב זה מותאמות לקראת הביצוע. קביעת

מועד לחזרה גנרלית היא קביעת אבן דרך ליעד של קיום הטקס.

 קביעה מראש של אבן דרך מכוונת את כל העוסקים בהשגת יעד מסוים למועד ידוע מראש שבו עליהם להציג תוצר

חלקי מסוים, שאף הוא נקבע מראש. תכנון מושכל של אבני הדרך מאפשר זיהוי בעיות מבעוד מועד ומתן מענה להם

כדי שלא יפגעו ביכולת להשיג את היעד.

חשוב להדגיש כי אבן דרך מצינת מועד חד וברור,  בדרך כלל יום ושעה מדויקים.

ניהול סיכונים

בדרך להשגת היעד עומדים מכשולים רבים היכולים למנוע השגתו באופן חלקי או מלא. זיהוי מראש של מכשולים

אפשריים אלה ובניית תוכנית לטיפול בהם, אם אכן יופיעו, היא משימה תכנונית המגדילה את סיכויי השגת היעד

ובצורה איכותית. סיכון אם כן הוא מכשול בדרך להשגת היעד הניתן לחיזוי ברמת ודאות משתנה לגבי עצם הופעתו

וכן מידת הנזק הגלומה בו ליכולת להשיג את היעד. כדי להעריך את הסיכון, יש לכמת שני פרמטרים  האחד הוא הסיכוי

להופעת הסיכון והשני הוא מידת הנזק להשגת היעד שהופעת הסיכון תגרום. שקלול שני פרמטרים אלה תאפשר

להגדיר את סדרי העדיפות בטיפול בסיכונים השונים.

קביעת רמת הסיכון ורמת נזק פוטנציאלי מבוססת בעיקרה על ניסיונו של המתכנן. ברמת אי הודאות הכוללת הקיימת כיום,

קביעה של מקדם הטיפול תלויה במידת ההכרות עם המרכיבים הבונים את הפעולות להשגת היעד. פרוק נכון של היעד

ל"עץ פעילות"  כפי שתואר בפרק  4, מאפשר בהירות רבה יותר של התחומים בהם קיים סיכון ממשי להשגת היעד.

מאידך, יש להימנע מהגדרה מחמירה ולא ריאלית של כמות סיכונים ולהתמקד בחשובים באמת ובאלה שעלולים לטרפד

ולא רק להפריע, בהשגת היעד.

כל ייעודו של הליך זיהוי סיכונים נועד לשם תכנון פעולות אשר יפחיתו בצורה משמעותית את הסיכוי להופעת

הסיכונים בפועל. רצף פעולות אלה ייכלל בתוכנית העבודה ויהיה חלק בלתי נפרד ממנה.

תרשים גאנט

תרשים גאנט הוא תרשים דו מימדי (פעולה ולו"ז) המאפשר מבט ויזואלי על שלבי ביצוע  פעולות על ציר זמן.

הוספת נקודות התחלה וסיום לכל אחת מהפעולות המרכיבות את הדרכים להשגת היעד, מאפשרת זיהוי מבעוד

מועד של רצף פעולות שאינו הגיוני ושל חלוקת עומסים שאינה נכונה.

בניית תוכנית עבודה

תוכנית עבודה היא תוכנית בהירה המאפשרת לכל הקשורים בהוצאת יעדי הארגון אל הפועל, תמונה ברורה של

רצף הפעילויות הנחוצות להיעשות, זמן התחלת ביצוע של מטלה וזמן וסיומה וכן ציון האחראי\ת לביצוע המטלה.

תוכנית העבודה תכלול את מכלול המשאבים הנחוצים כדי להשיג כל יעד, את מדדי הביצוע שיאפשרו מדידה וזיהוי

הצלחה או חלילה כשלון בהשגת היעד. תוכנית עבודה מאפשרת ראיה כוללת של כל המטלות הדרושות בדרך להשגת

היעד כולל התוכנית להפחתת סיכונים ואבני הדרך. האינטגרציה של כל המרכיבים מאפשרת לתכנן מראש את מערך הפעילויות המרכזיות בארגון ולפזר את עומסי הפעילות במקומות שנוצרים עומסים כבדים על הצוות או על מתקנים או על חלק (כל) העובדים. 

כל הזכויות שמורות. אין להעתיק או לשכפל או לעשות שימוש ללא אישור בכתב מהמחבר

​