עוד תובנות על ניהול

כתב: ד"ר אלי טייכר

 Harvard Business Review הוא הירחון המקצועי החביב עלי. הירחון מרכז מגוון תובנות מרתקות על ניהול. אני מזמין אתכם לצלול איתי אל תובנות נוספות על ניהול שליקטתי מירחון זה. הקליקו כאן לקריאת המאמר הקודם בנושא תובנות על ניהול. 

משוב הדדי מהיר עם עמיתים

אם אתם מהססים במתן משוב חיוני לעמיתים, אינכם לבד.  גם כשאנו מזהים בעיה, לעיתים קרובות נשמור על שקט כדי למנוע מצב שבו נראה כיודעי כל המפריעים לעשייה. אפשר להתגבר על אי נוחות זו ע"י  קביעת משוב במתכונת "speed dating" עם עמיתך. קבעו פגישה אחד על אחד עם חבריכם לצוות למשך 20-30 דקות.   הציעו את נקודת המבט שלכם  ובקשו גם משוב עליכם בנוגע לאפקטיביות של המנהיגות שלכם וביצוע האסטרטגיה שלכם. זוהי ההזדמנות שלכם לתת משוב המסייע לשותפיכם לעבודה להחזירם למסלולו עשייה משופר ולקבל מהם משוב על איך ביכולתכם לשפר את התפקוד שלכם. חזרו על תהליך זה עם כל אחד מאנשי הצוות וגבשו מהלך של מעקב אחרי ביצוע, אם נדרש. קביעת פגישה עם שותפיכם והצעה למשוב בונה, קובעת את הציפייה שכולכם חולקים אחריות משותפת להצלחה של כל אחד מכם.

ספרו לעובדיכם איך אתם אוהבים לעבוד

ישנה תקופת הסתגלות אופיינית בכניסת מנהל לתפקידו בה הוא וציוותו לומדים איך לעבוד ביחד. אפשר לזרז תהליך זה ולמנוע מהצוות לנחש מהו סגנון הניהול שלכם ע"י יצירה ושיתוף של טבלת סגנונות עבודה. בעמודה הימנית ציינו את התכונות וההתנהגויות האופייניות לכם. לדוגמה "אני מציף בעיות קשות בצורה ברורה וישירה" או "אני לא איש של בוקר". בעמודה הבאה, ציינו הצעות איך אנשים יכולים להתייחס לתכונות אלה שלכם. למשל כתבו ליד "אני לא איש של  בוקר" "המנעו מקביעת פגישות עימי בשעות הבוקר".

היותכם גלויים במאפייני סגנון הניהול שלכם, עשויה למנוע אי הבנות ולאפשר לצוות  לעבוד בצורה יותר אפקטיבית וליצור אמון גדול יותר בכם.  מנהל החושש מחשיפה זו, ישאל עצמו  מפני מה הוא חושש ומה התועלות והנזקים הצפויים מאי חשיפה זו.

התנהגויות הפוגעות בשיח

כאשר שיח במקום העבודה הופך לשיח כעוס, הוא יכול להפוך במהירות לאוסף טיעונים לא פרודוקטיביים. אפשר להשיבו למסלול ע"י הימנעות מ- אבמ"ע: המנעו מאישום, בוז, מגננה ועקשנות. אשמה – המנעו מלהעריך  על מה עמיתיכם חושבים ולהאשים אותם ללא בסיס ממשי.  שמרו את השיחה מבוססת על עובדות. בוז -  היו מודעים מתי  אתם משתלחים ברוגז ועשו את המיטב להימנע משיפוט במצב זה. מגננה – קחו אחריות לחלקכם בשיח. האם אתם קשובים  לנאמר לכם או שהנכם מזהים רעיונות חדשים כביקורת? עקשנות-  חייבו את עצמכם להקשיב ולתרום עם ראש פתוח במקום למנוע  נושא לא נעים או להימנע מהשתתפות מלאה בדיון.

כל אחת מהתנהגויות הללו, יכולה לדרדר את השיח, כך שחייבו את  עצמכם (וגם את הצוות) להימנע מהם.

התמודדות עם דילמות אתיות

אופיין של דילמות אתיות הן שלעיתים קרובות הן צצות ודורשות תגובה מידית כמעט אוטומטית. כדי לתת בידכם ובידי הצוות שלכם כלי  מיידי, פותחה גישת  PLUS המבקשת לבחון 4 היבטים לפני קבלת החלטה.P = Policies -   המתייחסת למדיניות הארגון (אם קיימת) לגבי תגובה במצב האמור. L = Legal  מתייחס לשאלה האם קיימים חוקים ותקנות כתובות המנחות התנהגות באירוע דומה.            U = Universal  מתייחס לכללי התנהגות מקובלים בתחום, בסביבה החברתית או הארגונית. S = Self   מתייחס לשאלה, איך אני ביני לבין עצמי חושב שנכון לנהוג. מעבר מחשבתי בין ארבעת המסננים הללו, יאפשר לקבל החלטה נכונה בעת התמודדות עם דילמה אתית.

ועוד כלל היכול לסייע: שאלו את עצמכם אם הייתם נכונים לפרסם החלטתכם בפומבי על לוח מודעות בארגון. אם התשובה היא כן, סימן שאתם שלמים עם החלטתכם. אם התשובה היא לא - אל תקבלו אותה. 

תנו דעתכם למגמות המתרחשות בארגון

כאשר אנו חושבים על מגמות המשפיעות על  ארגוננו, אנו נוטים להסתכל למה שמתרחש מחוץ לארגון. חשוב באותה מידה, לתת תשומת לב לסימנים פנימיים היכולים לייצג אתגרים והזדמנויות ממש "מתחת לאף".  צפו בסימנים המתייחסים לאנשים, תהליכים, תוצרים ואסטרטגיה. האם התרחש גיוס או עזיבה של בעל תפקיד משמעותי? האם יש דפוס לבקשות שאתם מקבלים משותפי העניין? איך מוצר חדש ישפיע על  מהלך ההתנהלות העסקית?  האם אוסף של מוצרים חדשים מצביע על כיוון חדש בעסק? אחרי בחינה של  התשובות לשאלות אלה, שאלו את עצמכם מהן ההשפעות של הכיוונים שזיהיתם? שאלו את עצמכם מה משמעות הכיוונים האלה עליכם ועל המחלקה שלכם? התשובות לשאלות אלה יסייעו לכם להחליט מה באסטרטגיה ובעדיפויות שלכם, יש להתאים לתהליכים שקורים.

כאשר אתם מציגים רעיון חדש, חישבו כאנשי מכירות

בפעם הבאה כאשר הנכם מציגים רעיון או פרויקט וברצונכם לגרום לשותפי העניין שלכם לאמץ אותו, בקשו רעיונות "למכירת הרעיון" מאנשי המכירות ולמדו הרבה ככל שתוכלו על "הלקוח" שלכם. הרבה לפני שאתם מציעים את הצעתכם, אספו מידע שיעזור לכם "למכור" את הרעיון. שוחחו עם שותפי העניין ולימדו מהן הבעיות שהם רואים בארגון? מה לדעתם יש להשיג?  האם יש להם מטרה אישית? כאשר תזהו את המוטיבציה של "הלקוחות" - תוכלו להתאים את הצעתכם כך שגם תיתן מענה לצורכיהם.  כאנשי "מכירות" לרעיון, עליכם  להתחשב בכנות בצרכים של שותפי העניין ולהראות כיצד הרעיון שלכם משרת גם את האינטרסים שלהם.