אני שונא מכרזים - חלק א'

ד"ר אלי טייכר |  4.12.17

אני שונא מכרזים, אך אי אפשר לקיים עסק עם נפח פעילות ראוי בלי לגשת אליהם. לעיתים רבות מכרזים מורכבים מנפח פעילות מובטח גדול, מהיקף כספי משמעותי ולרוב גם מאתגר מקצועי  ממשי. הניסיון שצברתי מאפשר לי לחלק עמכם את "חוויותיי" - קיראו את חלקו הראשון מתוך שניים של הפוסט. 

מכרז "מכור"

אלה המכרזים כאשר ברור או נראה בבהירות, כי המכרז מיועד למישהו מסוים, והמישהו הזה אינו אתה. רב הפיתוי להרים ידיים מראש, לוותר ולא להשקיע את המאמץ הכרוך  בהגשת המכרז ולעיתים אף בהוצאה כספית. מאידך, תמיד מקונן החשש שאולי אולי זה לא כך ואם לא אגש אצטער על כך בעתיד.

במכרז מעניין ובעל נפח כספי משמעותי של גוף ציבורי, היה נראה לי שכישוריי וניסיוני יהפכו אותי למתחרה רציני מאד לזכייה בו. מהכרות עם כתיבת מכרזים (על כך בהמשך) הערכתי גם מהו ההיקף הכספי שמפרסם המכרז  העריך את תקציבו. המכרז היה דו שלבי. שלב א' כלל עמידה בתנאי סף מקצועיים ושלב ב' תחרות על המחיר (הנמוך ביותר כמובן). בברור קצר שעשיתי נאמר לי שחבל על זמני וכספי כי המכרז מיועד לאדם מסוים שהגוף כבר עובד עימו. הדבר הרגיז אותי מאד והחלטתי לאתגר את מפרסמי המכרז ולהשתתף בו. מאחר והערכתי את גובה התקציב ששוריין, והערכתי כי המועדף במכרז יציג מעט פחות כדי להצדיק זכייתו, החלטתי להגיש בקשה על סכום של כ2/3 מהתקציב המשוריין. גם כך היה המכרז ריווחי מאד וכדאי. את שלב א' עברתי למרות שועדת הבוחנות ניסתה למצוא חסרונות בניסיוני וביכולתי ולא מצאה. המתנתי כחודשיים לקבלת הודעה בקשר לתוצאות שלב ב' , השלב הכספי, אבל לשווא, אין קול ואין עונה. בינתיים קיבלתי מסרים כי עשיתי "בלגאן" גדול, כפי שהגדירו אלה שהעבירו את המסר, אך הודעה רשמית בוששה לבוא. אחרי 4 חודשים התקשרתי לשאול מה קורה עם המכרז, ואז בתמימות אמרו לי "מה לא קיבלת הודעה? המכרז בוטל". נדמה לי שמעולם לא הרגשתי כה טוב ושלם עם עצמי בעת שלא זכיתי במכרז אליו ניגשתי.

איומים גלויים וסמויים של המתחרים

לאחד המכרזים של רשות מקומית גדולה, בתחום שהייתי בין המובילים בו ובעל הניסיון הרחב ביותר בארץ, הגעתי למשרדי הרשות כדי לרכוש את מסמכי המכרז. במסדרון פגשתי מתחרה שנפגש עמי בעת שביצעתי כבר עבודה כזו לגוף שהוא היה קשור אליו. מכאן שההכרות בינינו כללה גם הכרות קרובה ליכולתי בתחום. המתחרה, רכש אף הוא את מסמכי המכרז והציע לי תוך כדי כך להיפגש ולבדוק שיתופי פעולה בעתיד. בתמימותי הרבה (חלקה נמחק עם השנים) הסכמתי וקבענו להיפגש במשרד של שותפו שבמרכז הארץ. כשהגעתי לפגישה, הופתעתי למצוא שם בנוסף לשני השותפים, שני "ידידים" נוספים של השותפים. מדיון שקט וענייני על העתיד הרחוק ופוטנציאל שיתוף הפעולה בינינו, עברו די מהר לדבר על המכרז הנוכחי. ההצעה הייתה שניגש במשותף וחלקי יהיה, זהירות ספוילר, 20%. להזכירכם, אני המומחה ובעל הניסיון ותרומתם הצפויה לעשייה הייתה מזערית עד שולית. מהר מאד עברו לאיומים שעיקרם הפעלת קשרים כך שלא אזכה במכרז הנוכחי ושמי יוכפש כך שלא אזכה גם במכרזים עתידיים שיפורסמו. לקח לי לא מעט להבין באיזו סיטואציה אני נמצא. ברוב "גבורה", אמרתי שאין על מה לדבר, וקמתי ועזבתי את החדר. התלבטתי מאד מה לעשות בתום השיחה, עדין לא הייתי בטוח כי הבנתי נכון את שהיה, אך נסעתי הביתה בתחושה שהייתי כרגע בסציינה מהסרט "הסנדק". אינני יודע מה עשו אך במכרז האמור זכה גורם שלישי.

מערכת לא מקצועית

יש מכרזים שתוך כדי תהליך המיון, מתברר כי מפרסם המכרז איננו מקצועי ולא ברור אם הוא עצמו יודע מה הוא רוצה בבהירות או שהטיפול במכרז זועק רשלנות.

לאחד המכרזים שניגשתי נדרש תואר שני במינהל ציבורי. מאחר ואני בעל תואר  ד"ר במינהל ציבורי ובהכרח גם בעל תואר שני בתחום, חשבתי שתואר מתאים לא יהווה בעייה. הצרה שתעודת הדוקטורט של מדעי החברה והרוח מוגדרת כדוקטור לפילוסופיה ואינה מכילה כל ציון של פקולטה או תחום מוגדר. להפתעתי, לאחר זמן מה מעת הגשת מסמכי המכרז, קיבלתי טלפון בנוסח הבא: "יש לך בעיה, ביקשנו תואר שני ואתה הצגתה תואר דוקטורט. זה לא תואר שני". בתחילה חשבתי שזו בדיחה אך מהר מאד הבנתי כי הדוברת בצד השני (שהתברר כי היא מנהלת מחלקת מכרזים), מתכוונת ברצינות. אמרתי שאשלח תעודת תואר שני, אך היא הסבירה לי שאסור לה להוסיף מסמכים למכרז. לא עזרו הסברי ואף הפניתי אותה למזכירות ביה"ס למדעי החברה באונ' חיפה שמשם התואר, כדי לקבל הסבר. ההתעקשות כי התואר לא מתאים נמשכה וגם מצאה ביטוי במכתב רשמי שקיבלתי כעבור מספר ימים בו הודעה כי מועמדותי נפסלה בגלל שאין בידי תואר מתאים. למדתי שאין זה מספיק תואר דוקטור במינהל ציבורי כדי להתמודד עם כשלי הבירוקרטיה.

התמודדות מול אריות

במכרזים שהיקף העבודה הצפוי בהם ואיתו ההיקף הכספי הוא גדול, מצאתי לא אחת את עצמי מתמודד מול החברות הגדולות והידועות ביותר בתחום הייעוץ הארגוני. ידיעה זו חייבה אותי לחדד ולהציג מהו היתרון היחסי שלי ולהבליט זאת בעיקר בראיונות המיון שמקובלים במכרזים אלה. הטקטיקה הטובה ביותר היא להציג את המחויבות האישית לביצוע בפועל של התהליך הייעוצי, בצד הכישורים והניסיון שיש לי (או לשותפי במקום שנגשנו מספר אנשים למכרז).

במכרז להערכת פרויקט ענק, עתיר תקציבים, פרופיל תקשורתי בולט ופריסה על פני כל הארץ, ניגשתי עם שותף מקצועי שהוא גם חבר אישי. כשראינו מי יצא מהראיון לפנינו ומי ממתין לראיון אחרינו, קבלנו פיק ברכיים רגעי אך התאוששנו במהרה. בראיון הצגנו את ניסיוננו ויכולתנו ובעיקר הדגשנו כי אנו הם אלה שיבצעו את העבודה ממש ולא מתלמדים ממשרדינו. זכינו במכרז וביצענו אותו בצורה מעולה שהיה לה גם הד ציבורי נרחב.

שנה לאחר המכרז ולקראת סיום הפרויקט, שאלתי את אחד מחברי ועדת הבוחנים, שבינתיים התיידדנו מאד, מדוע בחרו בנו מול האריות שניגשו גם הם? התשובה הייתה המחויבות האישית, "הרעב לזכות" שהצגנו וגם הצניעות שהפגנו למרות ניסיוננו ומקצועיותנו.

זה לא המכרז האחרון שבו זכיתי מול האריות ובכולם המחויבות לעשייה שהבטחנו וקיימנו בנוסף למקצועיות והניסיון הדרושים, הם אשר אפשרו לנו לבצע פרויקטים רחבי היקף  ומשמעותיים מאד.

כיצד עלול להתפספס מכרז לפרויקט גדול ומעניין? איך התמודדתי עם מכרז שלא ידעתי שהוא מכרז? ומה מרגישים כשנמצאים בצדו השני של המתרס? על כל אלו ועוד - בחלקו השני של הפוסט.